노코드 자동화 -Zapier로 이메일 자동화 하기: 구글 폼 → Gmail 자동 응답 구축법

 

반복되는 이메일 응답, 손에서 놓을 수 있는 방법은 없을까?

비즈니스 현장이나 일상에서 가장 많이 쓰이는 툴 중 하나가 바로 구글 폼이다. 설문조사, 문의 접수, 신청서 등 다양한 용도로 활용되며, 누구나 쉽게 만들 수 있다는 장점이 있다. 하지만 많은 사람들이 간과하는 것이 하나 있다. 바로 폼 응답 이후의 처리다. 누군가가 폼을 작성했을 때, 자동으로 안내 메일을 보내야 하거나, 접수 사실을 확인시켜주는 작업이 필요한 경우가 많다. 그런데 이 작업을 수동으로 하다 보면 업무가 누적되고, 실수가 생기며, 결국 피로도가 쌓이게 된다.

이런 문제를 해결할 수 있는 방법이 바로 노코드 자동화다.

 

특히 오늘 소개할 Zapier는 개발 지식이 전혀 없는 일반 사용자도 클릭 몇 번만으로 자동화 시스템을 만들 수 있도록 도와주는 도구다. Zapier는 ‘트리거와 액션’이라는 단순한 구조로 구글 폼과 Gmail을 연결해, 누군가가 폼을 제출하면 자동으로 이메일을 발송하는 구조를 손쉽게 구축할 수 있게 해준다.
이 글에서는 Zapier를 이용해 구글 폼 → Gmail 자동 응답 흐름을 단계별로 따라할 수 있도록 설명하며, 노코드 자동화의 실제 효과를 체험할 수 있도록 안내할 것이다.

 

노코드 자동화 도구- Zapier 회원가입 및 구글 서비스 연동 준비하기

먼저 Zapier에 접속한 뒤, 상단의 [Sign up] 버튼을 클릭해 회원가입을 진행한다. 구글 계정으로 간단히 가입할 수 있으며, 처음 사용자라면 무료 플랜으로도 충분하다. 회원가입 후에는 대시보드로 이동하게 되고, 여기서 새로운 자동화 흐름인 Zap을 만들 수 있다. Zap은 '트리거와 액션'으로 구성된 하나의 자동화 단위다.

Zapier를 사용하기 전에는 자동화에 사용할 구글 계정의 연동을 미리 준비해두는 것이 좋다. Zapier에서는 Gmail, Google Sheets, Google Forms 등의 구글 서비스를 사용할 수 있으므로, 관련 계정이 동일해야 연결이 매끄럽게 이루어진다.
회원가입과 연동 설정이 끝나면 이제 본격적으로 첫 자동화 시나리오를 만들어보자. 우리는 “구글 폼에 입력이 들어오면 → Gmail로 자동 응답 메일을 보낸다”는 흐름을 구성할 것이다.

 

구글 폼 트리거 설정 + Gmail 자동 응답 구성하기

Zapier 대시보드에서 [Create Zap] 버튼을 클릭하면, 처음으로 자동화 흐름을 설정할 수 있는 화면이 뜬다. 첫 번째로 설정할 항목은 **Trigger(트리거)**다. 여기서 'Google Forms'를 검색해서 선택하고, Trigger Event는 New Form Response를 선택한다. 이후 연동된 구글 계정 중 하나를 연결하고, 사용할 구글 폼을 선택한다.

이제 테스트 응답 데이터를 불러와서 트리거가 정상적으로 작동하는지 확인한다. 이 작업을 통해 폼에 어떤 필드(예: 이름, 이메일 주소, 메시지 등)가 있는지 Zapier가 인식할 수 있다.

트리거가 완료되면 다음은 Action(액션) 설정 단계다. 이때 ‘Gmail’을 검색해 선택하고, Action Event로 Send Email을 선택한다. 이후 Gmail 계정을 Zapier에 연동하면, 메일 발신자 역할을 할 수 있다.
이제 어떤 메일을 보낼지 상세하게 구성할 수 있다. 예를 들어, 수신자 이메일에는 폼에서 입력받은 이메일 주소 필드를 연결하고, 제목과 본문에도 개인화된 데이터를 삽입할 수 있다. 본문 예시:

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안녕하세요 {{이름}}님, 문의주셔서 감사합니다. 빠른 시일 내에 답변드리겠습니다. – 자동 응답 시스템 드림

이렇게 하면 사용자가 폼을 제출하는 즉시, 자동으로 본인에게 메일이 발송된다.
이 과정에서 Zapier는 노코드 자동화의 대표적인 기능을 제공한다. 코드 한 줄 없이도 입력 데이터를 읽고, 이메일을 구성하고, 발송까지 처리하는 모든 과정을 시각적으로 설정할 수 있기 때문이다.

 

자동화 테스트 및 실사용 적용 – 실패 없는 설정법

이제 Zap의 설정이 끝났다면, 실제로 작동하는지 테스트해보자. Zapier는 ‘Test & Review’ 기능을 통해 미리 자동화를 시뮬레이션할 수 있다. 폼에 실제로 데이터를 입력하고 Zap이 Gmail을 통해 이메일을 정확히 보내는지 확인한다.

테스트가 성공적으로 완료되면, 마지막으로 상단의 [Publish] 버튼을 클릭해 Zap을 활성화해야 한다. 이 버튼을 클릭하지 않으면 Zap이 실제로 작동하지 않기 때문에 반드시 마지막 단계에서 잊지 말고 실행해야 한다.
그리고 향후 발생할 수 있는 오류나 실패 상황에 대비해, Zapier의 Task History 기능을 활용해 모든 자동화 실행 기록을 확인하는 습관을 들이는 것이 좋다. 예기치 못한 문제는 이곳에서 확인하고 빠르게 수정할 수 있다.

또한 이메일 응답 시스템을 운영할 때는 발송량 제한과 스팸 필터링 우회 등을 고려해야 한다. Gmail은 하루 100건 이상의 자동 발송 시 제한이 걸릴 수 있으므로, 규모가 큰 프로젝트에는 유료 SMTP 서비스와 병행 사용하는 것이 안전하다.

 

노코드 자동화로 단순한 작업도 자동화하면 일이 가벼워진다

이번 예시처럼 구글 폼 → Gmail 자동 응답 흐름은 누구나 한 번쯤 필요로 하는 대표적인 자동화 시나리오다. 놀라운 점은 이 모든 것이 코딩 없이, 클릭 몇 번만으로 구성되었다는 것이다. Zapier는 사용자가 자동화를 ‘직접 설계할 수 있다’는 자신감을 제공하며, 노코드 자동화의 문을 활짝 열어준다.
특히 반복되는 이메일 업무에서 벗어나고 싶은 사람이라면 이 자동화 흐름 하나만으로도 시간과 에너지를 크게 절약할 수 있다.

가장 좋은 점은, 이 구조가 다양한 방식으로 확장 가능하다는 것이다. 예를 들어, 응답 이메일 발송과 동시에 슬랙 알림을 보내거나, 구글 시트에 자동 기록을 남기는 등 다양한 추가 액션을 구성할 수 있다.
당신이 만든 첫 자동화가 이렇게 다양한 업무 개선으로 이어질 수 있다면, 더 이상 노코드 자동화는 먼 미래의 기술이 아니다. 이미 당신 손끝에 있는 현실이다.