오프라인 행사 체크인부터 만족도 설문까지 자동으로 처리하는 노코드 자동화 시스템

행사 운영은 현장에서 바쁘고, 끝나면 더 피곤해진다

오프라인 행사는 한마디로 “운영의 총집합”이다.
행사 당일에는 참가자 체크인, 명단 확인, 출석 여부 기록, 자료 배포 등 수많은 실무가 몰려 있다.
그리고 막상 행사가 끝나고 나면, 피드백 수집, 참석자 리스트 정리, 향후 리마케팅까지 해야 할 일이 또 한 가득이다.

이 모든 걸 사람이 직접 하려고 하면,
운영자는 현장에서 바쁘게 뛰어다니다가
행사 이후엔 지쳐 쓰러진다.

그 결과, 만족도 조사는 건너뛰고,
참석자 명단은 정리 못 하고,
후속 마케팅은 다음 행사 전날에야 겨우 시작하게 된다.

 

이런 문제를 해결하기 위해 필자는
노코드 자동화 도구를 활용한 오프라인 행사 운영 자동화 시스템을 직접 구성해 사용해봤다.
Google Forms, QR코드, Google Sheets, Make.com만으로
체크인부터 설문 수집, 정리, 리포트 생성, 후속 알림 전송까지 자동화한 구조다.

이 시스템을 활용하면,
운영자는 행사 자체에 집중할 수 있고,
나머지 반복 업무는 시스템이 알아서 처리하게 된다.

 

문제는 ‘시간이 없는 현장’과 ‘뒤처지는 후속관리’다

 

행사 당일에는 참가자들이 몰려오고,
명단을 체크하고, 이름을 확인하고, 종이로 체크인표를 받고,
현장 스태프가 엑셀을 열고 출석 체크를 하는 일이 흔하다.

이건 이미 오래된 방식이다.
게다가 현장에서 수기로 정리된 데이터는
이후에 다시 디지털로 옮겨야 하고,
만족도 조사도 종이 설문지를 걷거나 링크를 따로 문자로 보내야 한다.
결국, 많은 운영자들이 이 단계에서 멈추고,
행사 기록이나 피드백 없이 그냥 종료해버리는 일이 발생한다.

노코드 자동화는 바로 이 지점을 해결한다.
체크인부터 피드백 수집, 이후 리포트 생성과 후속 메시지 발송까지,
전 과정을 한 번의 흐름으로 자동화할 수 있기 때문이다.

 

실제 구성 흐름: 참가자가 QR만 찍으면 끝, 그 이후는 시스템이 알아서

이 자동화 시스템은 다음과 같은 방식으로 설계된다:

1. 행사 참가자 사전 등록 (또는 현장 등록)
행사 참석자는 Google Forms를 통해 사전 등록을 하거나,
현장에서도 실시간으로 등록할 수 있다.
등록 시 이름, 이메일, 연락처, 직무 등 간단한 정보를 입력한다.

2. QR 체크인 시스템
현장 입구에는 ‘QR 체크인 스테이션’을 마련한다.
A4 출력물로 "여기서 체크인 해주세요" 라고 적힌 QR코드를 스캔하면
Google Forms 체크인 폼으로 연결된다.

폼에는 단 2개의 질문만 있다:

• 이름 또는 등록 이메일
• “지금 도착하셨나요?” (예/아니오)

이 정보는 자동으로 Google Sheets에 기록되며
Make.com은 이 폼 응답을 감지해
해당 참가자의 체크인 시간을 기록하고,
슬랙 또는 운영자 이메일로 “OOO님 체크인 완료” 메시지를 전송한다.

3. 행사 종료 후 자동 만족도 설문 발송
행사가 끝나면 당일 체크인된 참가자 리스트를 기반으로
Google Sheets에 있는 연락처 정보로
만족도 설문 링크가 자동으로 전송된다.

설문지는 Google Forms로 만들며,
질문 예시는 다음과 같다:

• 오늘 행사의 전체 만족도는 어땠나요? (1~5점 척도)
• 가장 유익했던 세션은 무엇이었나요?
• 개선이 필요하다고 느낀 부분은?
• 향후 참가 의사 (예/아니오)

Make.com은 이 설문 응답을 다시 Google Sheets에 저장하고,
응답 내용을 정리해 Google Docs 기반 요약 리포트(PDF)를 자동으로 생성한다.

4. 피드백 요약 보고서 자동 생성 및 운영자에게 이메일 전송
리포트에는 전체 응답자 수, 평균 만족도 점수, 키워드 빈도 분석 등이 포함된다.
이 보고서는 운영자의 이메일로 자동 전송되어,
따로 정리하지 않아도 향후 행사 기획에 활용할 수 있게 된다.

5. 참석자 대상 후속 알림 자동 발송
피드백을 제출한 참석자에게는
다음 행사 일정, 감사 메시지, 후기 링크, 할인 쿠폰 등을 포함한 후속 이메일이 자동으로 발송된다.

 

Make.com 시나리오 구성 핵심 – 행사 관리도 자동화하면 ‘남는 장사’

Make.com에서 이 흐름을 구성할 때 사용되는 주요 모듈은 다음과 같다:

• Google Forms → Watch Responses: 체크인/설문 응답 감지
• Google Sheets → Add Row: 참가자 리스트 자동 기록
• Router 분기: 체크인인지, 설문 응답인지 구분하여 처리
• Google Docs → Generate Document from Template: 피드백 요약 리포트 자동 생성
• Gmail → Send Email: 피드백 요청 및 감사 메일, 리포트 공유 등 자동 전송
• Slack or Telegram → 운영자 실시간 알림 발송

이 구성은 일회성 행사는 물론,
매달 반복되는 교육 행사, 정기 모임, 내부 사내 교육 프로그램에도 그대로 적용 가능하다.

 

자동화 도입 후의 변화 – 운영자도 행사에 집중할 수 있게 되었다

이 시스템을 실제 행사에 도입했을 때 가장 큰 변화는
운영자가 더 이상 명단을 뒤적이거나 체크인표를 찾느라 바쁘지 않았다는 점이다.

QR 체크인으로 참가자가 스스로 출석을 기록하고,
그 정보가 실시간으로 공유되고,
만족도 조사는 자동으로 발송되고,
피드백은 자동으로 정리되어 리포트가 생성되었다.

행사가 끝난 날 밤, 운영자는
이미 정리된 피드백 시트와
PDF 보고서를 확인하며
다음 행사 기획에 바로 착수할 수 있었다.

무엇보다도 참석자들이 느낀 ‘운영의 매끄러움’은
행사 전체에 대한 인상을 훨씬 긍정적으로 만들었다.
이는 다시 높은 재참석율과 입소문 마케팅으로 이어졌다.

 

행사는 단 하루지만, 시스템은 계속 작동해야 한다

오프라인 행사는 한 번으로 끝나지만,
그 운영 경험은 브랜드 이미지로 남는다.
그리고 그 경험을 좌우하는 건
내용보다도 운영의 매끄러움이다.

노코드 자동화는 운영자가 행사 당일에도
참가자 응대와 콘텐츠에 집중할 수 있도록 도와준다.
체크인, 피드백, 정리, 알림…
이 모든 걸 자동화해
1인 운영자도 팀처럼 일할 수 있게 만들어주는 것이다.

지금 당신이 행사 운영을 하고 있다면,
다음 행사 전엔 꼭 이 자동화 구조를 적용해보자.
당신의 시간과 체력을 지켜주는 최고의 운영 파트너가 되어줄 것이다.