교육은 사람의 일이지만, 운영은 시스템의 일이다
학원을 운영하거나 교육센터, 소규모 캠프, 코칭 프로그램 등을 기획해본 사람이라면
수업을 만드는 것보다 운영이 더 어렵다는 걸 곧 깨닫게 된다.
특히 입학 신청을 받는 순간부터 교육자는 교육자가 아니라 행정 담당자가 되기 쉽다.
학생이나 학부모가 신청서를 제출하면,
운영자는 수기로 확인을 하고, 입학 관련 정보를 정리하고,
입학 설명회 공지를 따로 보내야 하며, 개강 안내, 오리엔테이션 안내,
결제 요청, 입금 확인, 수업 시작 리마인드, 만족도 조사, 수료 확인까지
모든 과정을 사람이 수작업으로 해야 한다.
이 과정이 단 한 명에게 집중될 경우
수업 전에 지쳐버리는 일도 흔하게 발생한다.
특히 교육 사업을 1인이나 소규모 인원으로 운영할 때는
운영 시스템을 제대로 갖추지 않으면 교육 품질에도 악영향을 준다.
‘사람이 하는 일’과 ‘시스템이 할 수 있는 일’을 구분하는 것이
교육의 품질을 유지하는 핵심이 된다.
필자는 이러한 문제를 겪은 이후
노코드 자동화 도구를 활용한 교육 운영 루틴 시스템을 구축했다.
Google Forms, Sheets, Docs, Make.com을 활용해
입학 신청부터 수업 안내, 학사 일정 리마인드, 후속 피드백 발송까지
전 과정을 자동화하면서, 행정 부담을 70% 이상 줄일 수 있었다.
입학 신청 하나에도 너무 많은 수작업이 숨어 있다
입학 신청서 하나를 생각해보자.
보통 학부모나 수강생은 웹사이트나 홍보 링크를 통해 신청서를 작성한다.
여기에는 이름, 연락처, 이메일, 수업 선택, 수업 일자, 결제 방식 등 다양한 항목이 포함된다.
신청이 접수되면 운영자는 이를 수동으로 확인하고,
메일을 열어 “신청이 접수되었습니다”라는 안내 메일을 직접 보낸다.
그리고 신청자가 많아질수록 실수도 함께 늘어난다.
어떤 사람에게는 메일을 빼먹기도 하고,
설명회 일정이나 개강일 안내를 중복해서 보내거나,
결제 정보를 잘못 전달하는 일도 발생할 수 있다.
그뿐만 아니라 입학 설명회 일정을 따로 공지하고,
오리엔테이션 안내 메일을 보내고, 개강 하루 전에는 수업 링크를 발송하고,
수업이 끝난 후엔 만족도 조사까지 받아야 한다.
이 모든 걸 일일이 손으로 하려면
운영자는 교육보다 행정에 집중하게 된다.
이 문제를 해결하려면 자동화된 흐름이 필요하다.
노코드 자동화 도구를 활용하면
Google Forms에 신청이 들어오는 순간
Google Sheets에 자동으로 정보가 정리되고,
Make.com이 이를 감지해 자동으로 확인 메일을 발송한다.
이메일에는 수업 일정, 수업 시간, 준비물, 설명회 일정이 자동으로 삽입되며
학부모와 수강생은 접수 후 5분 안에 안내를 받을 수 있다.
운영자는 수기로 확인하지 않아도 되고,
모든 과정이 미리 설정된 흐름대로 정확하게 실행된다.
노코드 자동화로 설계된 교육 운영 흐름 – 접수부터 수료까지 한 번에 연결된다
이 시스템은 다음과 같은 흐름으로 설계된다.
우선, 교육기관은 Google Forms로 입학 신청서를 만들고,
신청자가 내용을 작성하면 Google Sheets에 자동으로 입력되도록 연결한다.
Make.com은 이 시트를 실시간으로 감지해서
신규 신청자가 들어오면 조건에 따라 맞춤 메일을 자동 발송한다.
이메일에는 수업 일정, 결제 계좌 정보, 준비물 안내, 오리엔테이션 날짜 등이 자동 삽입된다.
그다음 단계는 결제 및 수업 안내 흐름이다.
운영자는 Google Sheets의 ‘결제 확인’ 열을 “Y”로 업데이트하면
Make.com이 이를 인식하고,
“결제가 완료되었습니다. 수업 일정은 아래와 같습니다”라는 메일을 다시 발송한다.
개강일 기준 하루 전에는 자동 리마인드 알림이 전송되며,
여기에는 수업 링크(Zoom, Google Meet 등), 수업 시간, 유의사항이 포함된다.
이 과정을 통해 학부모는 매 단계마다 체계적인 안내를 받고,
운영자는 손으로 아무 것도 하지 않아도 전체 흐름이 관리된다.
수업이 끝난 후에는
Google Sheets에 ‘수업 완료’ 열을 업데이트하거나
Make.com이 수업 일자 기준으로 자동 계산해
만족도 조사 설문지를 메일로 발송한다.
응답은 Google Sheets에 자동 정리되고,
Google Docs를 통해 요약 리포트를 생성하여 운영자에게 전달된다.
이후 자동으로 수료 확인서나 수료증을 생성하고
수강생에게 발송할 수 있도록 구성할 수 있다.
이 전체 흐름은 코딩 없이
노코드 툴만으로 누구나 설계할 수 있다.
운영이 안정되면, 교육 품질은 자연스럽게 올라간다
노코드 자동화 시스템을 도입한 이후
가장 크게 느낀 변화는 ‘운영자의 피로가 줄어들었다’는 점이다.
예전에는 입학 신청서가 들어올 때마다 긴장했고,
메일을 확인하고, 복사하고, 문구를 작성하고, 첨부파일을 붙이고,
이 모든 작업을 수강생 수만큼 반복했다.
그런데 자동화 시스템이 작동하면서부터는
모든 신청자에게 정확하고 동일한 정보를 자동으로 전달할 수 있었고,
내가 직접 대응해야 하는 업무는 30% 이하로 줄었다.
그렇게 확보된 시간과 에너지는 수업 준비, 콘텐츠 제작, 학생 관리 등
‘교육 본질’에 쓸 수 있게 되었다.
학부모나 수강생 입장에서도 훨씬 안정적이고 체계적인 인상을 받게 되었고,
결국 이는 수강 만족도 향상과 재등록률 상승으로 이어졌다.
특히 시스템이 자동으로 안내하고, 일정대로 움직이기 때문에
운영 실수로 인한 클레임도 거의 발생하지 않게 되었다.
이 구조는 강사 1명이 10명을 가르칠 때나,
강사 2명이 100명을 관리할 때도
같은 방식으로 유지될 수 있다.
교육의 질은 결국 운영의 안정성에서 나온다.
노코드 자동화는 그 안정성을 누구나 쉽게 확보할 수 있는
가장 빠른 길이 된다.
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